ASSISTANT ADMINISTRATIF POLYVALENT H/F

A pourvoir immédiatement

Nous vous proposons un CDI en tant qu’Assistant administratif polyvalent H/F au sein d’une entreprise audoise spécialisée dans la préfabrication d’éléments en béton armé.

Sous la responsabilité du Directeur d’usine et du Responsable d’Exploitation vous serez le lien entre les différents services des sociétés (Préfa, BPE, Comptabilité, Formation, Sécurité, etc…)

Vos missions seront les suivantes :

Secrétariat

  • Accueil physique et téléphonique
  • Réception et tri du courrier
  • Rédaction et diffusion de courriers, mails et notes de services
  • Classement et archivage des dossiers Chantier (papiers et informatique) sous forme de tableau de bord et en faire ressortir des statistiques
  • Organisation des évènementiels
  • Rédaction et diffusion de comptes rendus
  • Conception et mise à jour des organigrammes
  • Conception de documents de communication relation clients (plaquettes publicitaires, tarifaires, fiches descriptives)
  • Facturation
  • Mise à jour des documents qualités et sécurité
  • Réalisation de bons de commande et contrôle du service fait avec le bon de livraison.
  • Vérification de la correspondance entre la facture et le bon de commande

Relations Humaines

  • Saisie et suivi des temps de présence
  • Suivi des congés – heures supplémentaires
  • Fiches de frais (repas et KM)
  • Suivi de la pharmacie
  • Relationnel quotidien avec l’encadrement de l’usine (Directeur d’usine, Responsable d’exploitation, Chef de parc…)

Relations clients

  • Création et actualisation du fichier chantier et poutres
  • Création et actualisation d’un fichier client détaillé
  • Tableau de suivi Devis et BL
  • Saisie des devis + mailing + classement
  • Création de devis pour les produits de série selon la grille en vigueur
  • Diverses saisies de bons de livraison, classement et contrôle
  • Création de plaquettes techniques pour les clients (produits à employer, protocole béton blanc ou couleur, armaturiers, techniques de levage)
  • Appel téléphonique au client pour confirmer la livraison.

Relations fournisseurs

  • Passer des commandes en autonomie ou sous ordres d’un supérieur hiérarchique
  • Contrôle des factures fournisseurs (bon de livraison, quantité, montants, frais, échéances)

Analytique

  • Suivi des factures pour la TVA

Informatique

  • Amélioration des différents outils de travail (Fichier chantier, suivi devis, suivi bon de livraison, tableau de bord du CA, fichier clients, livraison béton, dépenses, archivage)
  • Notion d’utilisation du logiciel AUTOCAD pour réaliser des plans simplifiés
  • Formation interne au logiciel de facturation CARSAB
  • Formation interne au logiciel CBAO

Qualité

  • Aide à l’élaboration du Manuel Qualité et des Plans Qualité
  • Gestion administrative de la qualité
  • Actualisation régulière des dossiers marquages CE 
  • Archivage des rapports de résistances mécaniques et tous documents relatifs à la qualité
  • Suivi des livraisons bétons à la préfa
  • Fiches de vie matérielle + contrôle Apave
  • Pro-maîtrise des documents
  • Aide à la rédaction de la Revue de direction

 

Profil :

  • BTS Assistant gestion PME-PMI ou BTS Actions commerciales ou diplôme équivalent
  • Expérience minimum de 2 ans
  • Notion d’utilisation du logiciel AUTOCAD
  • Connaissance du secteur du bâtiment

Savoir : 

  • Connaître la réglementation du marquage CE 2+
  • Connaître le secteur d’activité du bâtiment 
  • Connaître les techniques de secrétariat et d’organisation
  • Connaître l’informatique et la comptabilité
  • Connaître les aciers, les coffrages et les accessoires
  • Connaître les différents types de béton et leur mise en œuvre

Savoir-faire : 

  • Maîtrise des outils bureautiques (Pack office)
  • Maîtrise des logiciels de facturation
  • Capacité rédactionnelle et analytique
  • Excellente expression écrite et orale
  • Capacité à rendre compte
  • Respect des délais imposés, des normes et procédures 
  • Multitasking
  • Savoir tenir une caisse
  • Savoir utiliser la bascule
  • Savoir suivre un chantier 
  • Gestion des priorités

Savoir-être : 

  • Réactif et polyvalent
  • Curieux et créatif
  • Adaptation et initiative
  • Dynamique et autonome
  • Sens de l’organisation et rigueur
  • Discrétion et confidentialité
  • Sens du relationnel et savoir s’adapter aux différents interlocuteurs (calme et diplomatie)
  • Respect de la hiérarchie

 

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à contact@carho.fr

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